¿Qué es un Manual de Funciones y Competencias Laborales?
El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos.

Es, igualmente, insumo importante para la ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las organizaciones públicas.

¿Qué elementos aporta la nueva normativa sobre los manuales?
Como elemento novedoso y de flexibilidad en la nueva normativa, en adelante los organismos y entidades identificarán los Núcleos Básicos del Conocimiento –NBC que contengan las disciplinas académicas o profesiones, de acuerdo con la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior -SNIES, con el propósito de hacer efectivo el acceso al empleo público en igualdad de condiciones de quienes cuentan con una profesión perteneciente a un mismo ramo del conocimiento.

¿Cómo se construye el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales?
El manual debe contener los siguientes elementos:

1. Identificación y ubicación del empleo
2. Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del empleo
3. Conocimientos básicos o esenciales
4. Competencias Comportamentales
5. Requisitos de formación académica y experiencia

La Función Pública además expidió la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales, actualizada en septiembre de 2015, y que se encuentra a disposición en nuestra página web, www.funcionpublica.gov.co/guias

¿Dentro de los ajustes del manual es posible disminuir el grado de responsabilidad con el grado salarial, sin afectar el esquema de planta global y diferenciando las funciones?
El Decreto 1083 de 2015 señala unas funciones generales que sirven como marco de referencia para que cada entidad ajuste su manual específico de acuerdo con dichas funciones generales por nivel de empleo.

Por lo tanto, no se trata sólo de disminuir el número de funciones para diferenciarlas, debe hacerse el análisis funcional de los diferentes grados salariales, determinando la relación del propósito principal del empleo frente a las respectivas funciones de cada cargo, de manera que sea visible la diferencia entre grados salariales y el nivel de responsabilidad entre cada empleo.

Se aclara en todo caso que a ningún empleado se le pueden desmejorar sus condiciones laborales (funciones y salario)

¿Es necesario incluir en las fichas que establecen las funciones de los empleos en el manual específico, las evidencias, criterios de desempeño, rango y/o campo de aplicación, así como los mapas funcionales para definir las funciones de los empleos?
Como se establece en la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales, los componentes de cada ficha del manual de funciones son: i.) Identificación del empleo, ii.) Área o proceso, iii.) Propósito principal, iv.) Descripción de las funciones esenciales; v.) Competencias comportamentales (comunes y por nivel jerárquico), y vi.) Requisitos de formación académica y experiencia, por lo tanto, no es necesario incluir elementos como evidencias, criterios de desempeño, rango de aplicación, ni los mapas funcionales.

¿Todos los empleos que están en las dependencias de una entidad se pueden agrupar o se debe organizar el Manual Específico de Funciones con separación y diferenciación por nivel y denominación de empleo?
El área funcional y el propósito principal del empleo son los elementos que permiten diferenciar los empleos en cada área o dependencia, por lo tanto, lo más recomendable es contar con fichas de empleo distintas para cada área funcional en donde vayan a ser ubicados los empleos de un mismo código y grado salarial. Por ejemplo, si en la planta de personal se cuenta con un profesional universitario grado 11 para el área de planeación y otro para el área jurídica, deberán elaborarse dos fichas de empleo separadas que contengan todos los elementos señalados en la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales (identificación del empleo, contenido funcional, conocimientos básicos, competencias y requisitos de estudio y experiencia).

En los Manuales de Funciones y Competencias Laborales, en los requisitos de estudio cuando se refieren a estudios superiores, ¿qué deben precisar las entidades?
Conforme a lo señalado en el Decreto 1083 de 2015, los manuales deben especificar los Núcleos Básicos del Conocimiento, de manera que se puedan agrupar, las diferentes disciplinas cuya formación habilite para el desempeño del empleo, en pocos núcleos del conocimiento para la mejor provisión del empleo de manera que no sea necesario, ni constante el cambio de los manuales de funciones para proveerlo.

Así mismo, se entiende por formación superior, según la Ley 30 de 1993, aquella que imparten las instituciones de educación superior y que conducen a títulos de formación universitaria, para el nivel profesional, y de formación técnica, tecnológica o técnica profesional para el nivel técnico.

En los casos en que un empleado público tenga un título académico específico, ¿puede ser descalificado en un concurso de méritos o a un encargo si en la oferta pública de empleo de carrera o el manual de funciones requiere otro estudio?
Si bien en un manual de funciones se indica el Núcleo Básico del Conocimiento, esta situación no impide que en la oferta pública de empleo o en un encargo se pueda acceder a un cargo en provisionalidad o mediante encargo cuando se exige un Núcleo Básico del Conocimiento porque este consta de agrupaciones generales.

Sin embargo, como las entidades pueden conformar en su oferta de empleo el señalamiento de una o varias disciplinas académicas específicas, cuando por necesidad del servicio exigen una profesión con determinado título académico, debidamente justificado, en estos casos podrán acceder quienes ostenten dicho título específico.

¿Cómo se determinan las disciplinas académicas o profesiones específicas en las convocatorias?
De acuerdo con el Decreto 1083 de 2015, el análisis que hace el área del talento humano de las entidades va enfocado a seleccionar al candidato que se ajuste mejor al perfil ocupacional del cargo que se va a proveer.

Por lo tanto es necesario observar y analizar el conjunto de características que conforman el empleo, es decir, los objetivos, funciones esenciales, mediciones y metas de la posición del empleo, las cuales deben encontrarse alineadas a las estrategias de la organización, el mapa de ejecución de la función, las habilidades técnicas, los conocimientos que deben cumplirse para lograr estas metas y los comportamientos que se requieren para crear una cultura de excelencia en el desempeño.

En otras palabras, la descripción de las funciones y los conocimientos exigidos determinan el requisito de formación académica de cada empleo.

¿Qué pasa con las funciones generales y requisitos de empleo establecidos en el Decreto 2772 de 2005 frente a los establecidos en materia de funciones generales y requisitos de empleo por parte del Decreto 1785 de 2014?
El Decreto 1785 de 2014 derogó al Decreto 2772 de 2005, y a su vez tales disposiciones fueron compiladas en el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, tanto en materia de funciones generales como en los requisitos de empleo.

El mismo Decreto 1083 de 2015 es claro en el sentido que para todos los efectos legales, y mientras permanezcan en los mismos empleos, o sean trasladados o incorporados a cargos equivalentes o de igual denominación y grado de remuneración, no se les exigirán los requisitos distintos a los inicialmente acreditados.

¿Cuál es la fecha límite que tienen las entidades públicas para modificar o adecuar su manual de funciones a lo establecido en los Decretos 1785 y 2484 de 2014?
Como se indicó anteriormente, las disposiciones de estos dos Decretos fueron compiladas en el Decreto 1083 de 2015. En este sentido, para las entidades del orden nacional hay plazo hasta el 17 de marzo de 2015 y para las entidades territoriales hasta el 1º de junio de 2015, en el requisito de formación académica para hablar en delante de Núcleos Básicos del Conocimiento – NBC, en lugar de disciplinas académicas.

¿Cuál es la consecuencia de no realizar los cambios y modificaciones a los manuales de funciones de la entidad pública, conforme a lo establecido en la normativa vigente?
No llevar a cabo estos cambios a los manuales de funciones puede conducir a sanciones disciplinarias establecidas en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único). No obstante, si bien la acción de ajuste del manual específico no se realiza dentro del término, la respectiva autoridad no pierde la competencia para expedir el respectivo manual ajustado, en los términos del Decreto 1083 de 2015.

¿Cuántas alternativas de requisitos de formación académica y experiencia profesional relacionada, puede utilizar una entidad en su manual específico de funciones y de competencias laborales para cada empleo?
El establecimiento de alternativas es discrecional de la entidad.

Por lo tanto no es absolutamente necesario definir alternativas en todos los empleos sino en aquellos en los cuales la Entidad lo considere pertinente, por razones de oferta laboral o porque las funciones no requieren un alto grado de especificidad en los requisitos.

En ese sentido es necesario indicar que para determinados empleos con características técnicas bien definidas, muy seguramente será necesario privilegiar la experiencia, toda vez que lo que se busca es obtener un conocimiento profundo o una sobrada experiencia en un tema específico. En este caso, por supuesto no debe contemplarse una alternativa para los requisitos exigidos, ya que se desvirtuaría la necesidad imperiosa de poseer una experiencia relacionada, frente a una experiencia relacionada menor, pero compensada con títulos de postgrado.

Es decir, aquellos empleos en los cuales la Entidad ha dispuesto que se requiere de personal altamente calificado y especializado, no se recomienda definir alternativas con el fin de no perder el horizonte del cargo y se mantenga la integridad tanto del propósito principal como de las funciones esenciales del empleo.

Por otra parte, si no se precisan necesariamente personas altamente calificadas y especializadas para un determinado empleo y se requiere una experiencia que pudiere ser compensada con requisitos diferentes a los exigidos inicialmente, seguramente y como excepción a la regla pueden establecerse las alternativas que se consideren necesarias para poder obtener la flexibilidad en empleos cuyos perfiles pueden ser aplicables a diferentes dependencias de la organización, es decir lo que se busca con el establecimiento de la Planta Global y lo ideal es que se establezca una alternativa de requisitos para mantener la integridad del perfil.

¿Existe algún formato especial para actualización del manual de funciones?
No existe un formato especial para realizar el manual de funciones, lo fundamental es que contenga los parámetros indicados en la Guía y se hagan de conformidad con la normativa vigente, es decir, cuidando que no se desnaturalicen los empleos (que se asignen funciones que no correspondan a cada nivel), que los requisitos establecidos correspondan con los requisitos generales establecidos para entidades del orden nacional (art. 2.2.4.1 y subsiguientes del Decreto 1083 de 2015), y se respeten los límites mínimos y máximos para cada nivel de empleo en el orden territorial (art. 13 del Decreto 785 de 2005).

¿Se pueden hacer ajustes parciales en los manuales de funciones?
En efecto, tanto para las entidades del orden nacional como las territoriales, es función del área de talento humano mantener actualizado el manual de funciones y de competencias laborales, y dicha actualización implica en algunas ocasiones hacer modificaciones parciales, como por ejemplo adicionar funciones a un empleo, modificar requisitos para adicionar o quitar núcleos básicos del conocimiento o abrir nuevos perfiles (fichas) de empleo. En todo caso, cada modificación debe estar justificada técnicamente y se adopta mediante acto administrativo del jefe de la entidad.

¿El ajuste o actualización del manual se hace por medio de estudio técnico o diagnóstico?
No es necesario realizar un estudio técnico. Sin embargo, cuando el ajuste implica precisar, adicionar, fusionar o suprimir funciones, es conveniente que se deje documentado el proceso de ajuste en esas materias.

Además de las modificaciones que corresponden al Decreto ¿se pueden hacer modificaciones específicamente en las funciones de algún cargo?
Cuando se ajusta el manual de funciones por competencias laborales, se pueden realizar y actualizar las funciones de los cargos. Lo que se sugiere al revisar las funciones esenciales del empleo es que éstas sean como mínimo 6 y máximo 10.

¿Los Núcleos Básicos del Conocimiento se colocan de manera general en un solo artículo o tienen que ir incluidos en la parte de requisitos de cada empleo?
La parte de requisitos está dividida en dos subtemas: estudio y experiencia, los núcleos básicos del conocimiento deben estar reseñados en esta parte del estudio.

¿Las funciones asignadas por el jefe inmediato que trata el manual pueden ser funciones que no estén dentro del manual y que no tienen que ver con las competencias de un empleo?
Frente a la función que enuncia “Todas aquellas que sean asignadas por el jefe inmediato”, estas funciones deben estar relacionadas a la naturaleza del cargo, por eso es fundamental verificar las funciones enunciadas en el manual y las funciones que se están asignando.

Para las entidades territoriales no se encuentran estipulados los requisitos de experiencia como sí se establecen para las entidades del orden nacional.

¿Cuál sería el parámetro para establecerlos, pues se presentan muchas peticiones referentes a esta situación por parte de los empleados? Al igual que en el Decreto 785 de 2005, no se estipula el detalle de requisitos por grado, en razón a que las escalas salariales y la identificación de los grados para cada empleo de los entes territoriales no son similares a las del nivel nacional. En consecuencia cada entidad territorial deberá diseñar su propia matriz de requisitos, a partir de los topes mínimos y máximos de los requisitos señalados en el Decreto 785 de 2005. Igualmente se puede tener como parámetro de progresividad, en la exigencia de estudios y experiencia.