Gestión Documental

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida en la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 2609 de 2012, los instrumentos archivísticos son elementos fundamentales para que la gestión documental de una entidad cumpla su finalidad, por ello es importante clasificar los documentos en debida forma, elaborar el Cuadro de Clasificación Documental ¿y definir el tiempo en que las series y subseries documentales se van a archivar en la entidad, levantando las tablas de Retención Documental-TRD y de valoración Documental-TVD.

  • Política de Gestión documental
  • Tabla Valoración Documental -TVD (Proceso de elaboración)

Cuadro de Clasificación Documental

El Cuadro de Clasificación Documental – CCD es un instrumento archivístico que contiene el listado de todas las series y Subseries documentales, con su correspondiente codificación, que se construye a lo largo de la historia institucional de la Empresa de Servicios Públicos de Acacias E.S.P.

Tablas de retención documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es decir, se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Plan Institucional de Archivos - PINAR

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida en la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 2609 de 2012, los instrumentos archivísticos son elementos fundamentales para que la gestión documental de una entidad cumpla su finalidad, por ello es importante clasificar los documentos en debida forma, elaborar el Cuadro de Clasificación Documental ¿y definir el tiempo en que las series y subseries documentales se van a archivar en la entidad, levantando las tablas de Retención Documental-TRD y de valoración Documental-TVD.

  • Política de Gestión documental
  • Tabla Valoración Documental -TVD

Eliminaciones Documentales por Aplicación de tRD

En el Formato Único de Inventario Documental FUID, se presenta la relación de documentos proyectados a eliminar que ya cumplieron su tiempo de retención de acuerdo a la TVD (Tabla de Valoración Documental) los cuales deben ser aprobados por el Comité del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la Entidad y a su vez serán publicados por 30 días en la página de transparencia de la entidad.

 

  • Inventario eliminación correspondencia
  • Correspondencia – eliminación
  • Sistema integrado de conservación – SIC